幹事さんの流れ

“初心者幹事さん”のための同窓会段取りマニュアル

「同窓会の幹事になったはいいけど、一体何をすればいいんだろう……」

卒業した学校によっては定期的に同窓会が開かれ、交代で幹事を務めることもあります。ですが、初めて幹事を任された方は、何をどうやって進めればいいのかわからないことも多いのではないでしょうか? こちらではそうした“初心者幹事さん”のために、幹事としてやるべきこと、気を付けておきたいことをご紹介します!

段取りの流れ
Q&Aで疑問を解消!

段取りの流れ

STEP 1 事前準備
STEP 1 事前準備

   店頭お受け取りの場合 

同窓会の規模にもよりますが、1人では負担が大きすぎるため、幹事は複数名で担当すると安心です。性別はもちろん、いろいろなクラスや部活の友人に幹事役をお願いできれば、より多くの同窓生を集められるかもしれません。幹事メンバーが確定したら、そのなかで代表者を決めておくこともお忘れなく!

   開催日・場所を決める

余裕を持って、少なくとも3~4ヶ月前から動き始めましょう。地元開催(地方)の場合は、年末年始やゴールデンウィーク、お盆といった大型連休に合わせると集まりやすくなります。首都圏などで開催する場合は、やはり集まりやすい週末に設定しましょう。9~11月はウェディングパーティーなどと重なり、会場予約が困難になることも考えられますので、お早めのご予約をおすすめします。

STEP 2 会場決定
STEP 2 会場決定

   参加人数を見込む

会場を選ぶ際にまず気を付けたいのが、参加人数の予測。これが外れると、予算や会の雰囲気(想定より人数が多いと騒がしく少ないと寂しくなる)に影響してしまいます。ちなみに、同窓生全員に連絡した場合の一般的な参加率は「25%から30%程度」ともいわれていますので、ご参考にしてください。

   会場を選ぶ

正確な人数が読めないので、たとえば「40人から60人で予約したい」というように、直前まで幅をもって予約ができる会場が望ましいでしょう。幅予約ができない大きな会場を押さえてしまうと、幹事の出費が増えることも考えられますので注意が必要です。なお、同窓生がそれぞれできるだけいろんな人と話せる状況を作るには、ビュッフェ(立食)形式がおすすめ。立食形式なら急な人数の増減にも対応できます。

   予約する

会場を予約する際は、幹事さんで一度下見されるとよいでしょう。お店によっては、同窓会を検討している旨を伝えると料理やお酒、プロジェクターやスクリーンといった機材の説明をしてくれるところもあります。

STEP 3 案内状の作成・送付
STEP 3 案内状の作成・送付

   名簿を作る

つながりのある同窓生だけに告知するならメールでも結構ですが、より多くの同窓生に正しく知らせる場合には案内状が効果的です。卒業アルバムを見れば実家の連絡先がわかりますし、母校の同窓会事務局が持っている名簿を幹事として発行してもらうのも手です。同窓会用に集めた名簿は、データベース化しておくと後々便利です。

   原稿作成~発送

案内状は幹事の連名で出すのが一般的です。母校名と卒業年にくわえ、同窓会の開催日時、場所、アクセス、会費などを漏れなく記載してください。

STEP 4 出欠管理
STEP 4 出欠管理

   参加人数を固める

予算を把握するため、同窓会の2週間前までには参加人数をある程度固めましょう。締切日間際にならないと返事をもらえない場合も少なくないので、締切日は少し早めに設定すると安心です。会場への最終報告は、開催日の約1週間前が目安。報告が遅くなると追加料金を取られるケースもあるので、忘れずに!

   転居先不明者を探す

転居や土地の区画整理などによって、案内状が届かずに戻ってきてしまう場合もあります。同級生の住所や連絡先がわからない場合は、人づてに連絡先をたどっていくのと同時に、ブログやSNSから探してみるというのも手です。

STEP 5 当日の進行・運営

   進行・運営

会をスムーズに進行するうえで重要になるのが司会です。参加者全員に楽しんでもらうことを心がけてください。歓談中は他の同窓生と同じように楽しいひと時を過ごしてかまいませんが、話に夢中になるあまり進行を忘れないようにしましょう!

   精算する

時間がオーバーしてしまうと追加料金が発生する可能性もあるので、すみやかな退出を促しましょう。最後に会場スタッフへ料金を支払います。なお、ある程度の規模以上の同窓会では開会前に会費を集めるのが一般的ですが、人数にかかわらず会費制にすることをおすすめします。終了後に集める方法だと回収漏れが出やすくなるので注意が必要です。

Q&Aで幹事さんの疑問を解消!

Q「初めて同窓会の幹事になったのですが、同級生はどこまで声をかけるべきでしょうか?」

気心が知れたメンバーだけで集まるのももちろんいいですが、「同窓会」ではできるだけ全員に声をかけましょう。この会を機に、再び強いつながりが生まれるかもしれませんよ。

Q「幹事は何人くらいでやるのがベストですか?」

同窓生の人数にもよりますが、30人以上の場合は5~6人のチームで幹事を行うと、それぞれがそれぞれをサポートできるのでひとりの負担が少なく安心です。また、できるだけ多くの旧友に声をかけるためには、男女混合が理想的です。

Q「同窓会を成功させるコツを教えてください。」

同窓会を盛り上げる定番イベントとして、学園祭や体育会などの思い出を振り返るスライドショーなどが人気です。恩師をゲストとして招いたり、ビデオレターで登場してもらったりしても楽しいですよ。当社では記念DVDの作成を行っています。当日の楽しい出来事を撮影して映像に残し参加者に配布すれば、きっと喜んでもらえるはずです。

Q「同窓会を素敵な思い出にするための、何かいいアイデアはありますか?」

同窓会で動画を撮影し、それを記念DVDとして参加者に後日配布するというのはいかがでしょうか? イベントの盛り上がっている様子や旧友へのインタビューを撮影した映像は、きっと喜んでもらえるはずです。当社では記念DVDの制作・コピー、パッケージ作成にも対応しますので、ぜひご相談ください。

当社の同窓会サービスはこちら
お問い合わせはこちら

受付時間
平日:AM10:00~PM6:00
メールは24時間受付
※お急ぎの場合、日祭日も可